Benutzer und Zugriffsrechte verwalten

In unserem User-Guide geben wir Ihnen regelmäßig Einblicke in die Funktionalitäten von SaleSphere. Heute schauen wir uns den Bereich der Zugriffsrechte genauer an.

Zugriffsrechte in SaleSphere bieten…

  • die Ansicht aller Nutzer und Administratoren, die dem jeweiligen Mandanten zugeordnet sind.
  • die Möglichkeit des Eintragens neuer Nutzer und Administratoren (bei entsprechender Berechtigung).
  • das Editieren, Deaktivieren oder Löschen eingetragener Nutzer oder Administratoren.
  • die Möglichkeit des Masseneditierens von Nutzern oder Administratoren.
  • die Ansicht der jeweiligen Berechtigungen der Nutzer bzw. Administratoren.
  • die Möglichkeit der Einschränkung von Lese/Schreibrechten pro Katalog.

Im SaleSphere-Webeditor wird zwischen den Kategorien Nutzer, Gruppen und Zugriffsrechte unterschieden. Unter dem Punkt Nutzerprofil lassen sich die Kontaktdaten des angemeldeten Nutzers verwalten (Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Abteilung, Land) und dort findet sich auch die Möglichkeit, das eigene Passwort zurückzusetzen. Registrierungsdaten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert und von uns durch umfangreiche technische und organisatorische Schutzvorkehrungen gegen den Zugriff Dritter geschützt.

Nutzer

Hier werden die einzelnen Nutzer verwaltet. Sie können als Administrator neue Nutzer hinzufügen, bestehende Nutzerinformationen bearbeiten oder bestehende Nutzer löschen. Hinzugefügte Nutzer erhalten eine Einladungs-E-Mail und können dann gemäß ihrer zugewiesenen Berechtigung die App nutzen und die Verwaltung mitgestalten.

Wussten Sie schon?

Die Rolle “User” ist berechtigt, in der Mobile App alle verfügbaren Funktionen zu nutzen. Außerdem kann der “User” im Web-Editor auch Einträge unter Kontakte einsehen, erstellen oder bearbeiten und sein eigenes Profil verwalten. Diese Rolle sollte demnach den Nutzern zugewiesen werden, die vor allem die Mobile App verwenden, also Vertriebsmitarbeitern oder Mitarbeitern im Außendienst.

Die Berechtigungen der jeweiligen Gruppe, z.B. der Gruppe “User” lassen sich unter Zugriffsrechte > Gruppen einstellen.

Gruppen

Diese Ansicht gibt eine Übersicht über die verschiedenen Berechtigungen, welche die Nutzer in den jeweiligen Gruppen besitzen, nicht nur für allgemeine Funktionen der App, sondern auch auf Ordner-Ebene und bezogen auf Kontakte. Es gibt aktuell die folgenden Gruppen:

  • Administrator
  • Content Manager
  • Designer
  • Integrator
  • User

Wussten Sie schon?

Weitere Gruppen können hinzugefügt werden. Vergeben Sie anschließend die Basisberechtigungen der hinzugefügten Gruppe. Zugriffsrechte für Ordner und Kontakte werden auf den jeweiligen Seiten erstellt und erst dann hier den Gruppen zugewiesen.

Zugriffsrechte

Pro Ordner können Sie dessen Sichtbarkeit in der App auch an Zugriffsrechte koppeln. Nur Nutzer, die dann dieses Zugriffsrecht zugewiesen bekommen, dürfen den betreffenden Ordner sehen. Dasselbe gilt für Kontakte innerhalb der Kontaktverwaltung. Das Zugriffsrecht vergeben Sie bei Anlage eines Ordners oder Firma oder nachträglich durch Einfügen einer neuen Berechtigung.

Wussten Sie schon?

Standardmäßig ist ein Ordern für alle Nutzer sichtbar (- no restriction -). In Ausnahmefällen lohnt sich die Vergabe einer Zugriffbeschränkung, z.B. wenn die enthaltenen Produktdaten nur einem kleinen Kreis an Nutzern zugänglich gemacht werden sollen (Preislisten, Entwürfe, etc.). Beachten Sie: Ein Zugriffsrecht kann erst gelöscht werden, wenn dieses keinem Ordner bzw. keiner Firma mehr hinterlegt ist.

Auch gut zu wissen:
Wir verschlüsseln die Kommunikation zwischen den Clients und Ihrem persönlichen Backend (Mandaten) über eine 256-Bit-Verschlüsselung per HTTPS (SSL/TLS). Auch direkte Zugriffe auf das Backend erfolgen https-verschlüsselt.

Für den Fall, dass Ihre Daten doch einmal verloren gehen, können Ihre Daten aus einer Sicherung mandantenspezifisch wiederhergestellt werden, sprechen Sie uns gerne an.