Am Besuchsbericht (zumindest in der klassischen Papierform) scheiden sich die Geister. Während der eine Teil im Besuchsbericht ein wertvolles Vertriebsinstrument sieht, sehen andere den Bericht als einen großen Zeitfresser und kritisieren den hohen Aufwand. Im folgenden Blogeintrag erfahren Sie, was auf jeden Fall in den Bericht gehört, wieso Sie nie auf den Bericht verzichten sollten und wie SaleSphere Ihnen hilft, durch einen Besuchsbericht sogar Zeit zu gewinnen.
Im Idealfall enthält der Bericht die Unternehmensdaten des Kunden, Gesprächsnotizen, eine kurze Situationsbeschreibung (z.B. die Stimmung des Kunden und Gesprächsatmosphäre), die Dauer des Gespräches, Informationen zur Reaktion auf vorgeschlagene Produkte, geäußerte Kritik und Lob des Kunden. Zusätzlich sollte vermerkt werden, welche Dokumente der Kunde erhalten hat (z.B. Angebote, Verträge). Neben weiteren unternehmensspezifischen Informationen sollte dann auf jeden Fall auch noch festgehalten werden, wie man mit dem Kunden verblieben ist in Bezug auf die weiteren Abläufe (z.B.: erhält ein Angebot / Testprodukt bis zum XX.YY.)
In jedem Fall ist es empfehlenswert, wenn die Vertriebsleitung ein einheitliches Layout für die Besuchsberichte vorgibt. Mit einer einheitlichen Vorlage kann man bei der Auswertung der Berichte wertvolle Zeit sparen.
Übrigens: Viele Vertriebsmitarbeiter fürchten, dass die Berichte dazu genutzt werden, die Leistung der Mitarbeiter zu kontrollieren oder gar Druck zu erzeugen. Dies trifft unseren Erfahrungen nach aber nur selten zu. Die in dem Bericht enthaltenen Informationen sollten zur Optimierung des Vertriebes genutzt werden, denn sie liefern wertvolle Erkenntnisse, von denen das gesamte Vertriebsteam profitieren kann.
Der Besuchsbericht sollte direkt während des Gesprächs erstellt werden, wenn dies für zu viel Ablenkung sorgt, dann kann der Bericht auch nach dem Gespräch vom Vertriebsmitarbeiter erledigt werden. Das ist jedenfalls die Theorie. In der Praxis sieht es oft so aus, dass Mitarbeiter wegen des hohen Termindrucks die Berichte erst Tage oder Wochen später verfassen. Dadurch entstehen jedoch regelmäßig Fehler.
Mit SaleSphere können Sie bei der Erstellung der Besuchsberichte wertvolle Zeit sparen. SaleSphere bietet eine Feedbackfunktion mit der Sie das Feedback Ihres Kunden direkt aufnehmen können. Außerdem kann SaleSphere direkt an Ihr bestehendes CRM System angeschlossen werden, dadurch können alle Informationen zum Kontakt zentral verwaltet werden. Dadurch müssen die CRM Daten nicht erst händisch notiert und dann nachträglich digitalisiert werden. Auch das Kundenfeedback kann direkt geteilt werden, sodass das gesamte Team von den gewonnenen Informationen profitieren kann.
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